Pianificare le assenze

La pianificazione delle assenze previste (congedi, aspettative, assenze per studio, etc) è diventata ormai una pratica comune in tantissime realtà. Di solito, l’incaricato per la stesura del cosiddetto piano ferie spende diverso tempo e impegno nella progettazione e nella preparazione di un supporto utile per gestire la programmazione delle assenze e per presentare un elaborato chiaro a tutti gli interessati. In questo post vi presento il supporto che ho pensato e realizzato e che magari potrebbe tornar comodo anche a voi.

Caratteristiche del piano ferie

Il piano è stato creato con uno dei software più usati in ambito aziendale: Microsoft Excel. L’intento iniziale era preparare un nuovo piano semplicemente aggiornando il calendario di quello vecchio, ma strada facendo mi sono venute in mente diverse cose che ho implementato anche grazie alla disponibilità e alla competenza degli esperti di www.forumexcel.it. Mattone dopo mattone ho aggiunto diverse funzionalità, cercando di mantenere un buon margine di adattabilità anche a contesti diversi dal mio. Ho inserito così:

  • la gestione fino a 40 persone
  • la gestione di 5 categorie di personale
  • l’aggiornamento del calendario con un clic
  • l’evidenziazione dei weekend, delle festività e del patrono
  • la lunghezza del piano variabile da 12 a 18 mesi
  • l’adattamento delle tabelle al numero di dipendenti
  • la disponibilità di fogli singoli per categoria e di un foglio cumulativo
  • la gestione di 5 tipologie di assenza
  • la colorazione automatica delle assenze
  • l’immissione in unica volta di:
    • i dati del contesto lavorativo
    • le categorie professionali
    • i nominativi dei dipendenti (tramite userform)
    • il numero di assenze spettante per dipendente
    • il numero massimo di assenze/die per categoria
    • il numero minimo di giorni per il congedo estivo
  • il conteggio e l’evidenziazione degli “sforamenti” del numero di assenze
  • il conteggio progressivo sul periodo annuale e sul periodo estivo secondo tre criteri di scelta con l’evidenziazione di rimanenze o eccedenze
  • la compilazione delle intestazioni e del piè di pagina
  • il “travaso” delle assenze dai fogli per categoria nel foglio cumulativo

Ho aggiunto anche due funzionalità accessorie:

  • l’eliminazione rapida dei fogli creati
  • l’immissione casuale delle sigle per capire il funzionamento del piano

Apertura del piano ferie

La prima cosa richiesta all’apertura del file è l’attivazione delle macro perché tutte le operazioni si basano su macro VBA. In Excel 2007 (il file è compatibile dalla versione 2007 in poi) fai clic qui:

Nelle versioni successive la procedura è del tutto simile.

Uso del piano ferie

All’inizio troverai solo il foglio delle configurazioni dove ci sono campi di colore diverso: quelli in grigetto sono campi descrittivi o contengono formule, quelli con testo nero bordati di BLU sono i campi da compilare. Nella compilazione ti consiglio di seguire i numeri a fumetto:

1. imposta l’anno di riferimento con le frecce

Questo è l’effetto delle frecce sul calendario che apparirà

2. riempi i campi legati al contesto lavorativo

3. configura le categorie del personale, le assenze giornaliere massime e i giorni di congedo estivo minimi. Poi inserisci i nominativi e i giorni di congedo spettanti usando la userform che appare cliccando su Riempi Tabella (il suo uso è intuitivo):

PS: non lasciare righe vuote nelle tabelle a meno di non avere dei gruppi vuoti.

4. decidi 5 sigle da usare, quali conteggiare nelle tre colonne delle statistiche che appariranno a fianco dei tabelloni dei mesi e quali sigle colorare (le tinte non sono modificabili)

A questo punto premi il pulsante Genera piano ferie

 

Dopo alcuni istanti dovresti vedere il messaggio di operazione conclusa e, chiuso questo,  dovresti trovare i vari fogli delle categorie del personale e il foglio cumulativo pronti per l’inserimento delle assenze.

Se usi i fogli delle categorie durante la stesura , ma ti serve anche il foglio cumulativo, puoi premere il tasto Da singoli a cumulativo per copiare tutte le tabelle nel foglio cumulativo.

Per capire il funzionamento del piano usa il tasto “Randomize tabelle” per riempire a caso le tabelle delle categorie di sigle e poi riporta tutto nel foglio cumulativo. Usa poi il tasto Elimina fogli creati per ripartire dall’inizio.

Gli ultimi due pulsanti permettono di avere o non avere le statistiche del giorno sotto i tabelloni di ogni mese.

Per le stampe non rimane che impostare l’area di stampa a piacimento.

Per feedback o altro trovi il mio indirizzo email anche nel foglio delle impostazioni.

Questo sotto è l’esempio di un foglio stampato ancora in bianco:

Piano ferie

Piano ferie

Buon lavoro!

Qui sotto puoi scaricare il file Excel:

Piano_ferie_NEW.zip (223 download)

 

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4 risposte a Pianificare le assenze

  1. Antonio scrive:

    il file con excell 2013 non funziona, da il seguente messaggio: “il file è danneggiato impossibile aprirlo”
    Saluti

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