Pianificare le assenze

La pianificazione delle assenze previste (congedi, aspettative, assenze per studio, etc) è diventata ormai un’esigenza comune in tantissime realtà. Di solito, l’incaricato per la stesura del cosiddetto piano ferie spende diverso tempo e impegno nella progettazione e nella preparazione del supporto per gestire la programmazione e per presentare un elaborato chiaro agli interessati. In questo post vi mostro il supporto che ho realizzato e che magari può tornar comodo anche a voi.

Caratteristiche del piano ferie

Il piano è stato creato con uno dei software più usati in ambito aziendale: Microsoft Excel. L’intento iniziale era preparare un nuovo piano semplicemente aggiornando il calendario di quello vecchio, ma strada facendo mi sono venute in mente diverse cose che ho implementato anche grazie alla disponibilità e alla competenza degli esperti di www.forumexcel.it. Mattone dopo mattone ho aggiunto diverse funzionalità, cercando di mantenere un buon margine di adattabilità ad altri contesti. Ho inserito così:

  • la gestione fino a 40 persone con 5 categorie di personale e 7 tipologie di assenza
  • l’aggiornamento del calendario a singolo clic con l’evidenziazione di weekend, festività e patrono
  • l’adattamento alla lunghezza del piano (da 12 a 18 mesi) e al numero di dipendenti
  • la disponibilità di fogli singoli per ruolo e di uno cumulativo
  • la scelta del colore e la colorazione automatica delle celle
  • l’immissione in un’unica volta di:
    • il contesto lavorativo
    • le categorie professionali
    • i nominativi dei dipendenti
    • il numero di assenze spettante per dipendente
    • il numero massimo di assenze giornaliero per categoria
    • il numero minimo di giorni per il congedo estivo per categoria
  • il conteggio giornaliero e sui periodi con l’evidenziazione delle rimanenze/eccedenze
  • la compilazione delle intestazioni e del piè di pagina

Uso del piano ferie

La prima cosa richiesta all’apertura del file è l’attivazione delle macro perché tutte le funzionalità si basano su codice VBA. In Excel 2007 fai così:

Nelle versioni successive la procedura è simile.

All’inizio troverai il solo foglio di configurazione con diversi campi da completare: all’inizio segui i fumetti per capire la logica e non perderti:

1. Imposta l’anno di riferimento con le frecce:

Questo è l’effetto delle frecce sul calendario che apparirà alla fine

2. Indica il contesto lavorativo, il patrono e la durata del piano che ti serve:

3. Configura le categorie del personale (i ruoli), le assenze giornaliere massime e i giorni di congedo estivo minimi (giu-sett).

4. Inserisci i nominativi e i giorni di congedo spettanti usando la maschera che appare cliccando su Riempi Tabella:

PS: non lasciare righe vuote nelle tabelle a meno di non avere delle categorie vuote.

5. Decidi fino a 7 sigle da usare e se vuoi cambia il colore di sfondo che dovranno assumere le celle con le sigle, poi indica quali sigle conteggiare nelle tre colonne delle statistiche che appariranno a fianco dei tabelloni dei mesi

6. A questo punto premi il pulsante Genera piano ferie

Dopo alcuni istanti dovresti vedere il messaggio di operazione conclusa e trovare i fogli del piano

Funzionalità accessorie e stampa

Ho aggiunto alcuni tasti per avere la possibilità di:

  • crare un secondo set di fogli
  • copiare tutte le tabelle delle categorie nel foglio cumulativo
  • popolare le tabelle a caso per capire il funzionamento (inserisci le 7 sigle prima)
  • elimina tutti i fogli creati dall’utente e ripartire da zero
  • mostrare o nascondere le statistiche giornaliere sotto i tabelloni
  • ripulire i giorni di sabato, domenica e festivi
  • cambiare i colori della formattazione condizionale sulla serie di fogli creata

Per le stampe non rimane che impostare l’ Area di stampa e le interruzioni di pagina con Anteprima interruzioni di pagina.

Per feedback o altro trovi il mio indirizzo email anche nel foglio delle impostazioni.

Sotto un paio di stampe A4 virtuali:

Un esempio di un foglio in bianco…

… e dopo un’articolata compilazione 🙂

 

Buon lavoro!

Qui puoi scaricare il file Excel:

Piano_ferie_NEW.zip (312 download)

 

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