Programmare le assenze: il piano ferie

La pianificazione delle assenze previste (congedi, aspettative, assenze per studio, etc) è diventata ormai un’esigenza comune a tantissime realtà. Di solito, l’incaricato per la stesura del cosiddetto piano ferie spende diverso tempo e impegno nella progettazione e nella preparazione di un supporto che gli gerantisca una programmazione efficiente e una presentazione chiara a tutti gli interessati. In questo post vi mostro il supporto che ho realizzato e che magari può tornar comodo anche a voi.

Caratteristiche del piano ferie

Il piano è stato creato con uno dei software più usati in ambito aziendale: Microsoft Excel (la mia è la versione 2010). L’intento iniziale era preparare un nuovo piano semplicemente aggiornando il calendario di quello vecchio, ma strada facendo mi sono venute in mente diverse cose che ho implementato anche grazie alla disponibilità e alla competenza degli esperti di www.forumexcel.it. Mattone dopo mattone ho aggiunto diverse funzionalità, cercando di mantenere un buon margine di adattabilità ad altri contesti. Ho inserito:

  • la possibilità di gestire fino a 60 dipendenti, 5 categorie di personale e 7 tipologie di assenza
  • l’aggiornamento annuale del calendario a clic con l’evidenziazione di weekend, festività e patrono
  • l’adattamento del calendario alla lunghezza del piano (da 12 a 18 mesi) e al numero di dipendenti
  • la disponibilità di fogli singoli per ruolo e di uno cumulativo
  • la scelta del colore di riempimento delle celle siglate
  • l’immissione in un’unica volta di:
    • il contesto lavorativo
    • le categorie professionali
    • i nominativi dei dipendenti
    • il numero di assenze spettante per dipendente
    • il numero massimo di assenze giornaliere per categoria
    • il numero minimo di giorni per il congedo estivo per categoria
  • il conteggio giornaliero e sui periodi con l’evidenziazione delle rimanenze/eccedenze
  • la compilazione delle intestazioni e del piè di pagina

Uso del piano ferie

La prima cosa richiesta all’apertura del file è l’attivazione delle macro perché tutte le funzionalità si basano su codice VBA. In Excel 2007 fai così:

Nelle versioni successive la procedura è simile.

All’inizio troverai il solo foglio di configurazione con diversi campi da completare: all’inizio segui i fumetti per capire la logica e non perderti:

1. Imposta l’anno di riferimento con le frecce:

Questo è l’effetto delle frecce sul calendario che apparirà alla fine

2. Indica il contesto lavorativo, il patrono e la durata del piano che ti serve:

3. Configura le categorie del personale (i ruoli), le assenze giornaliere massime e i giorni di congedo estivo minimi (1 giu-30 sett).

4. Inserisci i nominativi e i giorni di congedo spettanti usando la maschera che appare cliccando su Riempi Tabella:

PS: non lasciare righe vuote nelle tabelle a meno di non avere delle categorie vuote.

5. Decidi fino a 7 sigle da usare per codificare le assenze e se vuoi cambia il colore di sfondo che dovranno assumere le celle con le sigle, poi indica quali sigle conteggiare nelle colonne Residui e Goduto1, le sigle da conteggiare nella colonna Goduto2 e le sigle da conteggiare per le assenze giornaliere:

6. A questo punto premi il pulsante Crea piano ferie:

Dopo alcuni istanti dovresti vedere il messaggio di operazione conclusa e trovare i fogli del piano

Funzionalità accessorie e stampa

Ho aggiunto alcuni tasti per avere la possibilità di:

1. creare un secondo set di fogli di supporto

2. se compili il piano usando i fogli delle categorie, puoi riportare le sigle inserite nel foglio cumulativo con un clic

3. simulare un piano con le sigle scelte messe in maniera casuale

4. eliminare i fogli creati e ripartire da zero

5. nascondere o 6. mostrare i conteggi giornalieri sotto le tabelle mensili

7. ripulire tutti i fogli da tutte le sigle

8. ripulire i giorni di sabato, domenica e festivi da eventuali sigle inserite

9. ripulire i fogli da sigle diverse da quelle scelte

10. riassegnare una nuova combianazione di colori

11. mostrare una userform per l’inserimento rapido delle sigle (presente anche nei fogli del piano): nell’esempio sotto sono state selezionate le due celle del lunedì e premuto il tasto “5x Fx”, altrimenti puoi usare i tasti della seconda colonna per inserire le sigle solo nelle celle selezionate

Per le stampe non rimane che impostare l’ Area di stampa e le interruzioni di pagina con Anteprima interruzioni di pagina.

Per feedback o altro trovi il mio indirizzo email anche nel foglio delle impostazioni.

Sotto un paio di stampe A4 virtuali:

Un esempio di un foglio in bianco…

… e dopo un’articolata compilazione 🙂

Buon lavoro!

Qui puoi scaricare il file per Excel 2010 e sucessivi: Piano_ferie_20190409.zip (2404 download)

Qui invece puoi scaricare il file per Excel 2007: Piano_ferie_Excel2007_20190411.zip (228 download)

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2 risposte a Programmare le assenze: il piano ferie

  1. Pinco scrive:

    Favoloso!

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