Programmare le assenze: il piano ferie

La pianificazione delle assenze prevedibili (congedi, aspettative, assenze per studio, etc) è diventata ormai una pratica comune in tantissime realtà. Di solito, l’incaricato per la stesura del cosiddetto piano ferie spende tempo e impegno nella progettazione e nella preparazione di un prospetto che garantisca una programmazione efficiente e una lettura chiara. In questo post mostrerò il software che ho sviluppato e che può tornar utile in diversi contesti.

Caratteristiche del piano ferie

Il sistema di pianificazione è stato creato con uno dei programmi di produttività più usati in ambito aziendale: Microsoft Excel nella versione dedicata al sistema operativo Microsoft Windows. Questo software dalle potenzialità straordinarie ha permesso di sviluppare numerose soluzioni utili che ho cercando di implementare mantenendo un margine di adattabilità ad altri contesti.

Le funzionalità principali del software sono:

  • possibilità di gestire un grande numero di dipendenti (centinaia) con 5 categorie di personale differenti
  • aggiornamento del calendario tramite clic con l’evidenziazione di weekend e festività
  • adattamento del calendario alla durata della settimana lavorativa di ogni gruppo
  • adattamento del calendario alla lunghezza del piano e al numero di dipendenti
  • adattamento del calendario al numero dei dipendenti
  • disponibilità di fogli per gruppo/ruolo e di un foglio cumulativo
  • singola immissione dei parametri ripetuti nei fogli
  • 7 tipologie di assenza con la scelta del colore di riempimento associato a ogni sigla
  • immissione rapida delle sigle solo sui giorni lavorativi
  • conteggi progressivi sul periodo estivo e sul periodo complessivo con l’evidenziazione delle rimanenze/eccedenze
  • compilazione delle intestazioni e dei piè di pagina
  • scelta del formato di stampa A3/A4 con impaginazione secondo il numero di righe per foglio scelto
  • creazione dei file PDF dei fogli con e senza adattamento a tutta pagina
  • riprogrammazione veloce del piano nel corso del periodo
  • altre funzionalità accessorie

Uso del piano ferie

Per usare il piano, è essenziale attivare le macro all’apertura del file, infatti tutte le funzionalità del piano si basano su codice VBA. Sotto si vedono i due passaggi in Excel 2007 per l’attivazione delle macro ma nelle versioni successive la procedura è simile:

All’apertura del file si trova il solo foglio di configurazione con una serie di campi il cui numero, almeno all’inizio, potrebbe disorientare. Si può seguire l’ordine dei fumetti per capire la logica di funzionamento senza perdersi:

1. indica l’anno di riferimento con le frecce:

Il calendario si adatta automaticamente all’anno di riferimento

2. indica il contesto lavorativo e la data del Santo Patrono:

3. configura le impostazioni di ciascun gruppo, tenendo presente che la compilazione del campo Nome indica a Excel di considerare il gruppo durante le elaborazioni. I nomi dei campi sono autoesplicativi:

4. per ciascun gruppo inserisci i nominativi e i tre tipi di congedo spettante mantenendo la struttura della tabella. Per far questo, usa il tasto tab alla fine dell’ultima riga per aggiungere una riga o usa il menu Inserisci/Elimina che appare facendo clic destro nel punto desiderato:

Non vanno lasciate celle vuote, sotto una tabella compilata correttamente:

5. scegli fino a 7 sigle per codificare le assenze, imposta il colore di sfondo che dovranno assumere le celle siglate (è possibile cambiar colori anche in seguito), indica quali sigle conteggiare nelle colonne Residuo e Goduto dei conteggi progressivi, quali sigle conteggiare nella colonna Goduto2 (per esempio, potresti volere conteggiare solo le ferie nella colonna Residuo/Goduto e altre assenze di cui ha beneficiato ogni dipendente nella colonna Goduto2) e quali sigle conteggiare sotto le tabelle dei mesi (assenze giornaliere):

6. indica il formato di stampa e le linee per pagina del foglio cumulativo:

7. A questo punto premi il pulsante “Crea piano ferie”:

Appare una finestra per la selezione del driver di stampa che è di capitale importanza durante la creazione dei fogli:

Infatti, il codice VBA durante il suo lavoro ha bisogno in più occasioni di dialogare con il driver di stampa anche se non viene stampato niente, se il driver non supporta le chiamate inviate (ad esempio il formato A3), il VBA va in errore:

Per questo motivo nella finestra di selezione della stampante va selezionato un driver valido: consiglio il driver “Microsoft print to PDF”, installato di default con Windows 10, ma si può fare una prova con altri driver.

Il driver influenza anche l’impaginazione dei fogli, l’esempio sotto mostra un foglio impaginato selezionando prima il driver OneNote e poi il driver “Microsoft print to PDF”:

Premi poi “OK” e attendi, dopo qualche istante dovrebbe apparire il messaggio sotto insieme ai fogli del piano ferie personalizzato pronto per la compilazione:

Funzionalità generali accessorie

Sotto il pulsante “Crea piano” ferie ho aggiunto alcuni tasti le cui funzionalità sono:

  1. elimina tutti i fogli creati per ripartire da capo
  2. simula la compilazione di una bozza a scopo dimostrativo
  3. riporta nel foglio cumulativo tutte le sigle inserite nei fogli dei gruppi
  4. mostra o nasconde i conteggi giornalieri sotto le tabelle dei mesi
  5. ripulisce i fogli da tutte le sigle
  6. ripulisce i giorni non lavorativi da eventuali sigle inserite
  7. ripulisce i fogli da eventuali sigle diverse da quelle scelte
  8. riassegna una nuova combinazione di colori associati alle sigle
  9. crea e salva il set di fogli di lavoro in formato PDF adattando le righe dei fogli per una stampa a piena pagina
  10. crea e salva il set di fogli di lavoro in formato PDF senza adattare le righe dei fogli al formato di stampa
  11. copia e incolla il colore di riempimento o del carattere

Funzionalità nei fogli di lavoro

In ogni foglio di lavoro in cima a destra troverai quattro tasti:

  1. il tasto “Inserisci sigle” fa apparire una finestra di dialogo personalizzata per l’inserimento rapido delle sigle nelle sole giornate lavorative: i tasti della prima colonna inseriscono una sequenza di sigle che parte dalla cella selezionata e arriva fino all’ultimo giorno della settimana lavorativa per poi prepararsi a un nuovo inserimento nel primo giorno della settimana lavorativa successiva; i tasti della seconda colonna inseriscono una sigla in ogni cella selezionata (puoi selezionare anche tutto il mese); i tasti per la cancellazione delle sigle funzionano con la stessa logica, infine il tasto Scambia inverte due periodi uguali.
    Con questa userform, sotto ho inserito tutte le sigle con tre clic: il primo ha selezionato la cella del 2 aprile e gli altri due sul tasto “Set A” hanno inserito le sigle nelle due settimane:
  2. il tasto “Pulisci mesi” serve sopratutto per la riprogrammazione del piano nel corso dell’ anno/periodo: per esempio, in ottobre su una copia del foglio si possono ripulire i primi 10 mesi dell’anno, in “Spettante” si inseriscono i giorni spettanti a fine ottobre e si riprogrammano i mesi successivi come meglio si crede.
  3. il tasto “Copia foglio” serve per creare velocemente una copia del foglio corrente.
  4. il tasto “PDF estrai mese” serve per estrapolare solo i mesi di interesse.

Esempi e download del file

Sotto si possono vedere un paio di esempi di test ottenuti con pochi clic: un PDF adattato in bianco e lo stesso PDF con una bozza simulata tramite il tasto “Simula bozza”:

Per considerazioni, chiarimenti, problemi o altro ho inserito il mio indirizzo e-mail anche nel foglio delle impostazioni insieme alle indicazioni rapide per l’uso del piano.

Qui sotto puoi scaricare il file per MS Excel 2007 e successivi rilasciato con licenza free per uso privato e non commerciale:

Piano_ferie_20200227.zip (2969 download)

Buon lavoro!
Marco

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2 risposte a Programmare le assenze: il piano ferie

  1. Pinco scrive:

    Favoloso!

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