Programmare le assenze: il piano ferie

La pianificazione delle assenze prevedibili (congedi, aspettative, assenze per studio, ecc) è diventata ormai una pratica comune in tantissime realtà. Di solito, l’incaricato per la stesura del cosiddetto piano ferie spende diverso tempo ed impegno nella progettazione e nella realizzazione di un prospetto che garantisca una programmazione efficiente e una lettura chiara a tutti gli interessati. In questo post mostrerò il software che ho sviluppato per questi scopi e che può tornar utile in diversi contesti.

Caratteristiche del piano ferie

Il sistema di pianificazione è stato creato con uno dei programmi di produttività più usati in ambito aziendale: Microsoft Excel nella versione dedicata ai sistemi operativi Microsoft Windows. Questo software dalle potenzialità straordinarie mi ha permesso di sviluppare numerose soluzioni automatizzate che ho cercando di implementare mantenendo un margine di adattabilità ad altri contesti.

Le funzionalità principali del software sono:

  • possibilità di gestire un grande numero di dipendenti (anche centinaia) con 5 categorie di personale
  • aggiornamento del calendario tramite clic con l’evidenziazione di weekend e festività
  • adattamento del calendario alla durata della settimana lavorativa
  • adattamento del calendario alla lunghezza del piano
  • adattamento del calendario al numero dei dipendenti
  • disponibilità di fogli per gruppo/ruolo e di un foglio cumulativo
  • immissione singola dei parametri ripetuti nei fogli
  • 7 tipologie di assenza con la scelta del colore di riempimento associato a ogni sigla
  • immissione rapida delle sigle sui soli giorni lavorativi
  • conteggi progressivi sul periodo complessivo e sul periodo estivo
  • evidenziazione delle rimanenze/eccedenze
  • compilazione delle intestazioni e dei piè di pagina
  • scelta del formato di stampa A3/A4 con impaginazione secondo il numero di righe scelto
  • creazione dei file PDF dei fogli con e senza adattamento a tutta pagina
  • riprogrammazione veloce del piano nel corso del periodo
  • diverse altre funzionalità utili accessorie

Uso del piano ferie

Per usare il piano, è essenziale innanzitutto attivare le macro all’apertura del file, infatti tutte le funzionalità si basano su codice VBA. Sotto si vedono i due passaggi in Excel 2007 per l’attivazione delle macro ma nelle versioni successive la procedura è simile:

All’apertura del file si nota solo foglio di configurazione con una serie di campi il cui numero, almeno all’inizio, potrebbe disorientare. Per capire la logica di funzionamento senza perdersi si può seguire l’ordine dei fumetti:

1. indica l’anno di riferimento con le frecce:

Il calendario si adatta automaticamente all’anno di riferimento

2. indica il contesto lavorativo e la data del Santo Patrono:

3. configura le impostazioni di ciascun gruppo, tenendo presente che la compilazione del campo Nome indica a Excel di considerare il gruppo durante le elaborazioni. I nomi dei campi sono autoesplicativi:

4. per ciascun gruppo inserisci i nominativi dei dipendenti e i giorni di congedo spettante mantenendo la struttura della tabella. Per far questo, usa il tasto tab alla fine dell’ultima riga per aggiungere una riga oppure usa il menu Inserisci/Elimina che appare facendo clic destro nel punto desiderato:

Non lasciare celle vuote. Sotto una tabella compilata correttamente:

5. scegli fino a 7 sigle per codificare le assenze, imposta il colore di riempimento che dovranno assumere le celle siglate (è possibile cambiar colori anche in seguito), indica quali sigle conteggiare nelle colonne Residuo e Goduto nei conteggi progressivi, quali sigle conteggiare nella colonna Goduto2 (per esempio, potresti volere conteggiare solo le ferie nella colonna Residuo/Goduto e altre assenze di cui ha beneficiato ogni dipendente nella colonna Goduto2) e quali sigle conteggiare sotto le tabelle dei mesi (assenze giornaliere):

6. indica il formato di stampa e le linee per pagina del foglio cumulativo:

7. A questo punto premi il pulsante “Crea piano ferie”:

A questo punto serve capire una cosa: il codice VBA durante le elaborazioni ha bisogno in più occasioni di dialogare con il driver di stampa anche se non viene stampato niente, se il driver non supporta le chiamate inviate (ad esempio il formato A3), il VBA va in errore:

Ma non solo, il driver di stampa influenza anche l’impaginazione dei fogli, l’esempio sotto ad esempio mostra un foglio impaginato selezionando prima il driver di OneNote e poi il driver “Microsoft print to PDF”:

Per questo, dopo aver premuto il tasto “Crea piano ferie”, ma anche in altre occasioni nelle quali il driver di stampa è importante, il codice VBA cerca uno dei due driver raccomandati e se lo trova lo imposta automaticamente.

I due driver raccomandati sono “Microsoft Print to PDF” su Windows 10 e “Microsoft XPS Document Writer” su Windows 7. Se uno dei due non è installato sul sistema, consiglio di salvare il piano ferie, installarlo entrando nelle funzionalità di Windows e spuntando l’opzione dedicata e poi riaprire il piano:

La finestra Funzionalità di Windows 7 a sinistra e Windows 10 a destra

Se non è possibile installare i driver per la mancanza dei diritti amministrativi è necessario scegliere tra i driver che appariranno nella finestra di selezione e fare delle prove per vedere come questi si comportano. Il codice VBA è programmato per verificare la capacità del driver di gestire i formati di pagina scelti, ma non può verificare se questo è in grado di impaginare correttamente le stampe dei fogli di lavoro:

Premi poi “OK” e attendi, dopo qualche istante dovrebbe apparire il messaggio sotto insieme ai fogli del piano ferie personalizzato pronto per la compilazione:

Funzionalità generali accessorie

Sotto il pulsante “Crea piano” ferie troverai alcuni tasti le cui funzionalità sono spiegate da una finestra di dialogo che appare premendoli. In particolare:

  1. elimina tutti i fogli creati per ripartire da capo
  2. simula la compilazione di una bozza a scopo dimostrativo
  3. riporta nel foglio cumulativo le sigle inserite nei fogli dei gruppi
  4. mostra o nasconde i conteggi giornalieri sotto le tabelle dei mesi
  5. ripulisce i fogli da tutte le sigle
  6. ripulisce i giorni non lavorativi da eventuali sigle inserite
  7. ripulisce i fogli da eventuali sigle diverse da quelle scelte
  8. riassegna una nuova combinazione di colori associati alle sigle
  9. salva il set di fogli di lavoro in formato PDF adattando le righe dei fogli per la stampa a piena pagina
  10. salva il set di fogli di lavoro in formato PDF senza adattare le righe dei fogli al formato di stampa
  11. copia e incolla il colore di riempimento o del carattere tra celle

Funzionalità nei fogli di lavoro

In ogni foglio di lavoro in cima a destra troverai alcuni tasti:

  1. il tasto “Inserisci sigle” fa apparire una finestra di dialogo personalizzata per l’inserimento rapido delle sigle nelle sole giornate lavorative: i tasti della prima colonna inseriscono una sequenza di sigle che parte dalla cella selezionata e arriva fino all’ultimo giorno della settimana lavorativa preparandosi a un nuovo inserimento nel primo giorno della settimana successiva; i tasti della seconda colonna inseriscono una sigla in ogni giorno lavorativo selezionato (puoi selezionare anche tutto il mese); i tasti per la cancellazione delle sigle funzionano con la stessa logica, infine il tasto Scambia inverte due periodi uguali.
    Sotto ho inserito le sigle con tre clic: il primo clic ha selezionato la cella del 2 aprile e gli altri due sul tasto “Set A” hanno inserito le sigle nelle due settimane:
  2. il tasto “Pulisci mesi” serve sopratutto per la riprogrammazione del piano nel corso dell’ anno/periodo: per esempio, in ottobre su una copia del foglio si possono ripulire i primi 10 mesi dell’anno, in “Spettante” si inseriscono i giorni spettanti a fine ottobre e si riprogrammano i mesi successivi come meglio si crede.
  3. il tasto “Copia foglio” serve per creare velocemente una copia del foglio corrente.
  4. il tasto “PDF estrai mese” serve per estrapolare solo i mesi di interesse.

Esempi e download del file

Sotto si possono vedere un paio di esempi di test ottenuti con pochi clic: un PDF adattato in bianco e lo stesso PDF con una bozza simulata tramite il tasto “Simula bozza”:

Per considerazioni, chiarimenti, problemi o altro ho inserito il mio indirizzo e-mail anche nel foglio delle impostazioni insieme alle indicazioni rapide per l’uso del piano.

Qui sotto puoi scaricare il file per MS Excel 2007 e successivi rilasciato con licenza free per uso privato e non commerciale:

Piano_ferie_20200407.zip (3226 download)

Buon lavoro!
Marco

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2 risposte a Programmare le assenze: il piano ferie

  1. Pinco scrive:

    Favoloso!

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