La gestione dei turni 3: la differenza da turno

La turnistica deve garantire a ogni dipendente il raggiungimento del debito orario mensile. In questa parte mostrerò come uso Excel per ottenere il rispetto di questa regola normativa durante la pianificazione della turnistica.

La differenza da turno è la differenza tra la somma oraria dei turni assegnati a un dipendente nel mese e il suo debito orario per quel mese. Quando questa differenza è uguale a zero quindi al dipendente sono state assegnate esattamente le ore di servizio previste. Vediamo l’implementazione nel file visto nella 2a parte di questa serie.

Foglio riepilogo dipendenti

Durante lo svolgimento della mia funzione devo tener conto delle diverse posizioni di ogni dipendente sia per esigenze organizzative sia perché tali informazioni alle volte entrano a far parte di formule della mia cartella di Excel. Il sistema più conveniente che ho trovato è stato crearmi una tabella in un foglio che rispecchiasse la disposizione del modello che uso per la compilazione dei turni. Più avanti si capirà meglio il motivo di questa scelta:

Il debito orario dei dipendenti

Nel mio servizio la settimana lavorativa è articolata su 5 giorni, dunque, visto che il contratto prevede 36 ore settimanali, il debito mensile del dipendente full time (FT) è calcolato moltiplicando il numero di giorni lavorativi (feriali) per 36/5=7,2 ore. Il debito orario mensile dei part time (PT) è calcolato in base alle ore settimanali prescelte, valore che determina la diminuzione del debito mensile FT. Per esempio, un PT a 20 ore/settimana ha un debito orario mensile di 20/36 moltiplicato per il debito dei FT.

Da notare che la base oraria dei FT è sempre di 7,2 ore mentre quella dei PT varia a seconda del tipo di contratto, può essere 5 ore per un PT orizzontale, 7,5 ore per un PT verticale variabile, ecc. Questo dato è importante perché determina il valore orario attribuito alle assenze riconosciute (ad esempio le ferie) ma solo sul breve periodo.

In Excel la funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT calcola i giorni lavorativi totali al netto delle festività (l’intervallo denominato FEST) e usata insieme alla funzione FINE.MESE, che serve per conoscere la data dell’ultimo giorno del mese, permette di contare i giorni lavorativi facendo riferimento alla sola cella del primo del mese. In AR6:

“= GIORNI.LAVORATIVI.TOT(C4;FINE.MESE(C4;0);FEST)”

A questo punto se si aggiunge il fattore di moltiplicazione 7,2 diviso 24 (le ore in Excel sono trattate come date, 1 è considerato un giorno, 1/24 un’ora) che è uguale a 0,3 e si formatta la cella come [hh]:mm si ottiene il debito orario FT in ore minuti del mese:

I passi per implementare il calcolo della somma delle ore dei turni di ogni dipendente sono stati:

  • in due colonne di un foglio ho inserito la sigla di ogni turno e il valore orario associato
  • ho denominato le 2 colonne con TurniSigle e TurniDurata

  • per sommare i valori orari dai turni inseriti in C6:AG6 (primo dipendente) in AJ6 ho inserito questa formula matriciale:

“=MATR.SOMMA.PRODOTTO((C6:AG6=TurniSigle)*(TurniDurata))”

Nel tempo ho trovato comodo aggiungere un ulteriore campo (cella AI6) per l’inserimento manuale di eventuali ore da aggiungere/togliere al dipendente, per cui ho aggiunto anche questa cella alla formula precedente:

 “=MATR.SOMMA.PRODOTTO((C6:AG6=TurniSigle)*(TurniDurata))+AI6”

Visto che le assenze riconosciute (sigla A) e le ferie (sigle F e Fx) sul breve periodo sono conteggiate sulla base oraria che è variabile e in TurniDurata a queste sigle ho attribuito un valore fisso di 7:12, è stato necessario aggiungere un fattore di correzione sfruttando il campo “Base or.” (primo dipendente in IMP!E2) della tabella dei dipendenti. Quindi la formula in AJ6, usando CONTA.SE per trovare il numero di turni da correggere, diventa:

“=MATR.SOMMA.PRODOTTO((C6:AG6=TurniSigle)*(TurniDurata))+AI6-(CONTA.SE(C6:AG6;”F*”)+CONTA.SE(C6:AG6;”A”))*(0,3-IMP!E2)”

Ora è sufficiente difalcare il debito orario della cella AR6 (con un riferimento assoluto!) moltiplicato per la percentuale di PT di ogni dipendente sfruttando il campo “PT %” (primo dipendente in IMP!C2) della tabella dei dipendenti per avere la differenza da turno:

“=MATR.SOMMA.PRODOTTO((C6:AG6=TurniSigle)*(TurniDurata))+AI6-(CONTA.SE(C6:AG6;”F*”)+CONTA.SE(C6:AG6;”A”))*(0,3-IMP!E2)-($AR$6*IMP!C2)”

Formattando la cella come [hh]:mm si ottiene la differenza da turno in ore minuti per il primo dipendente. Visto che nella costruzione della tabella dipendenti abbiamo rispettato la costruzione del modello per la compilazione, ora è sufficiente trascinare la cella AJ6 verso il basso per ottenere il valore per tutti i dipendenti del tabellone (ho cancellato la formula in AJ7 che non serve e aggiunto una regola di FC per evidenziare le righe alterne):

Per riassumere, nel mio contesto uso questa formula per calcolare la differenza da turno per i dipendenti full time, part time orizzontali e verticali sul breve periodo. In caso di lunghe assenze (mese intero) uso il campo StrM per riportare il valore della differenza da turno allo zero.

Qui il file usato nell’articolo: Turni-Post3 (14 download)

Buon lavoro!

 

 

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