La gestione dei turni 5: i conteggi mensili e annuali

In questa parte mostrerò la mia soluzione per cercare un’equa distribuzione dei turni di lavoro meno graditi, elemento che aiuta a mantenere il clima lavorativo più disteso.

Avevo bisogno di qualcosa che mi aiutasse a capire quali erano (la rosa di turni è abbastanza ampia) e quanti erano i turni meno graditi che avevo distribuito a ciascun dipendente.

Il sistema del conteggio mensile

Per prima cosa ho fatto un elenco dei turni meno graditi: nel mio servizio sono i feriali notturni e tutti quelli che cadono nei week end e festivi. A ciascuno di questi ho dato peso uno. Ho implementato poi un sistema di conteggio dei turni per il mese corrente e un progressivo di quelli distribuiti nei mesi precedenti. Ma vediamo di capire meglio.

Riprendendo il file visto nella 4a parte, ho inserito il conteggio cercando di raggrupparli con una logica: conteggi per i turni di reperibilità e di presenza attiva del sabato, conteggi per i turni di reperibilità e di presenza attiva della domenica e festivi, e infine i conteggi per le notti feriali. Successivamente ho inserito i campi per il totale dei turni fatti nei week end, per il totale dei turni complessivi e per il totale delle notti mensili.

Ho aggiunto poi qualche campo secondario perché avevo notato che alcuni dipendenti erano sensibili anche ad altri turni, come i pomeriggi e i venerdì notte.

Per i conteggi, oltre alle formule già viste nella seconda parte, ho usato la funzione CONTA.PIÙ.SE che, a differenza della funzione CONTA.SE, permette di utilizzare diversi criteri per il conteggio. Questa funzione sotto per esempio conta tutte le sigle 4 nell’intervallo C9:AG9 solo se nell’intervallo $C$5:$AG$5 al 4 corrisponde la sigla “SA”, sabato (si poteva usare anche la formula GIORNO.SETTIMANA riferendosi all’intervallo $C$4:$AG$4):

“=CONTA.PIÙ.SE(C9:AG9;4;$C$5:$AG$5;”=SA”)”

Un altro esempio di uso della formula è il seguente:

“=CONTA.SE(C8:AG8;”5G”)-CONTA.PIÙ.SE(C8:AG8;”5G”;$C$5:$AG$5;”<>SA”)” che nell’intervallo C8:AG8 conta tutte le sigle “5G” e a queste sottrae tutte le sigle “5G” solo se nell’intervallo $C$5:$AG$5 trova una sigla diversa da “SA”.

La funzione CONTA.PIÙ.SE può anche essere usata nella forma matriciale già vista per la funzione CONTA.SE: la funzione sotto conta le sigle 5A, 2A e 5G solo se nell’intervallo $C$5:$AG$5 trova la sigla “VE”:

“=MATR.SOMMA.PRODOTTO(CONTA.PIÙ.SE(C8:AG8;{“5A”.”2A”.”5G”};$C$5:$AG$5;”=VE”))”

Il sistema del conteggio annuale

La formula per i conteggi della programmazione annuale è molto facile e riprende quanto visto nella 4a parte di questa serie di articoli. La formula deve prima controllare la cella C4 per leggere il mese corrente, se è gennaio copia il valore della cella AQ8, in caso contrario copia il valore della cella AQ8 e aggiunge il valore rilevato nella cella con lo stesso indirizzo della cella in cui è inserita ma riferendosi al mese precedente:

“=SE(MESE(C$4)=1;AQ8;AQ8+MesePrec)”

A questo punto è sufficiente trascinare verso il basso e verso destra la formula per avere tutti i conteggi annuali. Sotto il risultato a questo punto:

Formattazioni grafiche e condizionali

Ai conteggi ho imposto poi il formato di cella personalizzato “0;-0;;@” in modo da nascondere le celle con conteggio a zero, ho esteso la formattazione condizionale con righe alterne già presente nelle celle a sinistra (vedi file Excel).

A questo punto ho inserito due formule di formattazione condizionale sulle colonne del totale del mese e dell’anno che evidenziano il valore più piccolo ma maggiore di zero e il valore più grande, ad esempio nell’intervallo $AY$8:$AY$22:

“=$AY8=GRANDE($AY$8:$AY$22;1)” restituisce VERO per le celle in cui viene trovato il valore più grande rilevato nell’intervallo $AY$8:$AY$22.

“=$AY8=PICCOLO($AY$8:$AY$22;(CONTA.SE($AY$8:$AY$22;0)+1))” restituisce VERO quando nelle celle viene trovato il valore più piccolo ma superiore allo zero rilevato nell’intervallo $AY$8:$AY$22.

Sotto si vede principalmente il risultato grafico dell’implementazione, principalmente perché per l’interpretazione dei dati serve conoscere il contesto lavorativo altrimenti non si può capire che certe differenze nei conteggi annuali possono essere giustificate, dovute magari a malattia prolungata, nuove assunzioni entrate da poco in turno o altro:

Per essere precisi, queste 2 tabelle non tengono in considerazione eventuali cambi fatti tra dipendenti che, in caso di dipendenti particolamente zelanti, possono anche alterare significativamente il reale operato del coordinatore. In questi casi si possono integrare una copia di tabelle uguali ma dove si registrano i turni scambiati fra colleghi con un +1 e un -1 dopo la formula già presente nella cella del turno interessato.

In conclusione, questa soluzione mi è servita per rendermi conto di cosa avevo distribuito a ciascuno nei mesi precedenti e mi ha aiutato durante la programmazione a riequilibrare le distribuzioni. Tra l’altro questi conteggi mi sono serviti per avere dei dati certi da contrapporre alle sensazioni distorte di qualche dipendente.

Qui puoi scaricare il file usato nell’articolo: Turni-Post5.xlsx (12 download)

Buon lavoro!

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